Los sistemas telefónicos virtuales están en auge ahora mismo, ¡y por una buena razón! Son una de las mejores maneras de mejorar el servicio al cliente. Sin embargo, si no se tiene cuidado, también pueden ser una de las más complicadas. Un sistema telefónico virtual es un sistema telefónico que permite a los usuarios conectarse a través de Internet en lugar de hacerlo directamente a través de una línea fija tradicional o una conexión PSTN. Estos sistemas son especialmente beneficiosos cuando tiene clientes que viven fuera de su zona o que prefieren interactuar con usted por correo electrónico en lugar de en persona. A continuación le explicamos cómo puede utilizar un sistema telefónico virtual para mejorar la comunicación con sus clientes y generar confianza con ellos.
Explique las ventajas de un sistema telefónico virtual.
Si no explica adecuadamente a los clientes de su empresa las ventajas de los sistemas telefónicos virtuales, se está perdiendo una de las mejores formas de mejorar su servicio al cliente. Cuando utiliza un sistema telefónico virtual, puede conectarse utilizando cualquier dispositivo, incluido un ordenador, un smartphone o un teléfono conectado a Internet. Así, los clientes pueden llamarle en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo. El uso de un sistema de telefonía virtual también significa que los clientes no tienen que depender de usted o de su personal para responder al teléfono. Si un cliente necesita ponerse en contacto con usted inmediatamente, puede hacerlo a través de un sistema telefónico virtual. Cuando utiliza un sistema de telefonía virtual, también puede mejorar la comunicación entre departamentos, oficinas y equipos. Por ejemplo, cuando se utiliza un sistema telefónico virtual, se puede establecer una “llamada de amigo” que conecta la llamada entre dos empleados. Esto facilita la coordinación y la colaboración, sobre todo si los miembros de su equipo trabajan a distancia.
Configure su sistema telefónico virtual antes de ponerlo en marcha.
Antes de que los clientes puedan empezar a llamar a través de su sistema telefónico virtual, querrá configurarlo. Esto incluye la configuración de sus números de teléfono virtuales y/o extensiones virtuales, y la configuración del desvío de llamadas, el buzón de voz y otros ajustes. Utilice la documentación del sistema telefónico virtual y/o los recursos en línea para ayudarle a configurarlo.
Cree rutas telefónicas individualizadas para sus principales clientes.
Aunque pueda conectar a los usuarios a través de Internet mediante un sistema telefónico virtual, querrá ofrecerles un número físico para las comunicaciones en persona. Este número puede ser un número tradicional, como la línea telefónica principal de su empresa. Sin embargo, puede ser más fácil para los clientes utilizar su número virtual para comunicarse con usted. Por ejemplo, si su número virtual empieza por 1, los clientes pueden utilizar diversas tácticas, como enviar un mensaje de texto al 1-555-555-5555 o utilizar un servicio como Google Voice, para ponerse en contacto con usted. Disponer de un número exclusivo para las comunicaciones en persona le garantiza tener un número físico listo en caso de que un cliente necesite ponerse en contacto con usted inmediatamente. Además, una línea telefónica exclusiva le permite desviar las llamadas a otras extensiones (por ejemplo, dirigir las llamadas al director de su oficina después de haber atendido la primera llamada).
Utiliza respuestas automáticas y mensajes de texto para generar confianza.
Las respuestas automáticas son la mejor manera de generar confianza con tus clientes. En primer lugar, configure una respuesta automática que envíe inmediatamente una respuesta a los clientes potenciales que llamen a su número virtual. Por ejemplo, si un cliente llama a su número virtual, puede responder de forma inmediata y automática con un mensaje pregrabado que explique que no está disponible mientras dure la llamada. Otra forma de utilizar las respuestas automáticas es crear una respuesta automática que sus clientes puedan utilizar para dejar un mensaje. Por ejemplo, si un cliente llama a su número virtual y pregunta por usted, pero no graba un mensaje, su autorespuesta puede reproducir su mensaje anterior. Entonces, puede grabar un mensaje, como “Hola John/Jane, estamos teniendo algunas dificultades técnicas y volveremos a estar en línea en breve. Gracias por llamar”.
Conclusión
Los sistemas telefónicos virtuales son una forma estupenda de aumentar la comunicación con sus clientes, especialmente con aquellos que viven fuera de su estado o que no pueden acudir a la oficina en persona. Con un sistema telefónico virtual, puede conectar con los clientes a través del correo electrónico, los mensajes de texto y las llamadas telefónicas. Sin embargo, para utilizar un sistema telefónico virtual con eficacia, tendrá que invertir tiempo en el proceso de instalación y configuración. Esto garantizará que su sistema telefónico virtual sea lo más fluido posible para sus clientes. Los sistemas telefónicos virtuales son una gran manera de mejorar la comunicación con sus clientes, pero pueden ser complicados si no se toma el tiempo necesario para entenderlos. Siga estos consejos y estará listo para aprovechar esta tecnología para mejorar la comunicación y generar confianza con sus clientes.
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Written by osalvadorJulio 14, 2022
